Qu’est ce qu’une salle de réunion connectée ?

Une salle de réunion connectée est un environnement de travail intégrant une gamme de dispositifs technologiques avancés, tels que des systèmes de visioconférence, un paperboard numérique, une connectivité sans fil et un contrôle centralisé des matériels. Ces technologies permettent une communication fluide, une collaboration en temps réel et une gestion facilitée des réunions en un seul lieu. Avec l’évolution des modes de travail et l’avènement des nouvelles technologies, la mise en place de ces espaces connectés est devenue indispensable. Les entreprises sont confrontées à des défis quotidiens pour maintenir leur compétitivité et leur productivité. De fait, les salles de conférence virtuelles sont devenues un atout essentiel pour répondre à ces défis en facilitant la collaboration, en améliorant l’efficacité des réunions et en soutenant les nouveaux modes de travail, tels que le télétravail et les horaires flexibles. 

Digitalis vous accompagne dans la mise en place de ces espaces de travail moderne. Les salles que nous imaginons ensemble intègrent les nouvelles solutions de collaboration vers une communication instantanée et des présentations interactives. Ce projet collaboratif est la somme de la maîtrise technologique de nos équipes tout au long de vos projets. Découvrez notre expertise en ingénierie audiovisuelle.

Quels sont les équipements nécessaires ?

Les salles intègrent divers dispositifs électroniques et outils de communication pour fournir une expérience interactive et intuitive aux participants. Pour que celle-ci soit efficace, plusieurs appareils technologiques sont nécessaires. La sélection de ce matériel dépendra de la taille de la salle, ainsi que de des besoins spécifiques au projet. Voici une fiche des équipements couramment proposés pour nos clients et qui peuvent s’adapter en fonction de vos exigences : 

Écran interactif ou paperboard connecté : doté d’une luminosité optimale et d’une résolution élevée, l’écran joue un rôle central dans la collaboration et la diffusion d’informations. Un paperboard tactile grand format permet aux participants de partager des présentations, d’annoter des documents et de collaborer en temps réel. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les sessions de brainstorming et les réunions de travail d’équipe. Certains écrans sont dotés de caméras intégrées pour faciliter les appels vidéo sans avoir à s’accommoder d’un matériel supplémentaire. Ce type d’écran est très apprécié dans un bureau ou dans les petites salles où la configuration de visioconférence est plus simple.

Microphone, haut-parleur et barre de son : une qualité audio optimale lors des appels vocaux et vidéo permet d’éviter les problèmes de son inaudible ou de bruit de fond.

Système de visioconférence : le choix du système doit être basé sur la qualité audio et vidéo incluant : l’écran, le microphone, le haut-parleur, la connexion internet et le logiciel utilisé. Des logiciels tels que Microsoft Teams Room, Zoom ou Google Meet sont indispensables pour organiser et participer à des réunions à distance. Ils offrent des fonctionnalités avancées telles que le partage d’écran, les appels vidéo en groupe et la messagerie instantanée.

Système de connexion et partage sans fil : au revoir aux câbles encombrants et bonjour au dispositif qui permet de partager des informations depuis nos appareils en un clic. Les données sont ainsi projetées sur le display de la salle de conférence, optimisant l’engagement des parties-prenantes et renforçant l’efficacité d’un meeting.

Tablette de réservation de salle : les tablettes connectées sont dotées d’un écran tactile qui simplifie la réservation en affichant la disponibilité des salles en temps réel. Son capteur de présence mesure l’occupation effective et son logiciel permet une gestion efficace des créneaux.

Mobilier et support : la création d’un environnement confortable, fonctionnel et esthétique passe par le choix du mobilier. Les tables de réunion sont au cœur de l’espace. Il existe plusieurs type de tables. Une table modulaire permettra d’adapter la configuration en fonction du nombre de participants et du type de réunion. Une table connectée intègre des prises, des ports USB, des écrans tactiles ou des systèmes audio. Une table intelligente sera quant à elle équipée de capteurs, de caméras ou de paperboard numériques. Les produits de support, quant à eux, assurent notamment la fixation des écrans et des caméras.

salle de réunion connectée les avantages

Quels sont les avantages ?

Le rapprochement des collaborateurs : la configuration des réunions virtuelles renforce le sentiment d’appartenance et la communication au sein de vos équipes et ce, malgré les distances physiques.  

Le rapprochement des collaborateurs : grâce à l’intégration de produits technologiques et à une conception ergonomique, les réunions et les projets deviennent plus efficaces. Les présentations sans accroc, le partage instantané de données et les discussions transparentes permettent d’atteindre les objectifs plus rapidement et avec plus de détails et de précision. 

Une expérience plus fluide et simple : la simplicité d’utilisation d’un équipement assure la fluidités des échanges pour les participants. Cela élimine les barrières techniques et favorise une interaction plus naturelle, améliorant ainsi la qualité de chaque réunion. 

La flexibilité de temps et d’espace : grâce à la possibilité de participer aux réunions à distance, vos collaborateurs peuvent s’engager de n’importe où, rendant les réunions plus accessibles et disponibles. Cela permet une meilleure gestion du temps et une plus grande souplesse dans les horaires de réunion.  

La réduction des coûts et de l’impact environnemental : les meeting virtuels réduisent les dépenses liées aux déplacements et à l’hébergement, tout en contribuant à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise. 

Des prises de décisions accélérées : la connectivité instantanée permet des discussions plus rapides, une prise de décision plus agile et une grande réactivité face aux défis, que ce soit lors de conférences de panel d’experts ou de discussions stratégiques autour d’un produit. 

Engagement amélioré : les conférences virtuelles associées à des fonctionnalités de partage d’écran et de sondages en temps réel, suscitent l’engagement et la participation active des adhérents. Vous pouvez ainsi créer du contenu interactif et captivant pour vos audiences.  

Pourquoi faire confiance à Digitalis ?

Des solutions de dernière technologie : chez Digitalis, nos clients bénéficient des technologies les plus récentes pour renforcer leur image d’entreprise moderne en montrant leur engagement envers l’innovation et l’efficacité.  

Une solution adaptée à vos besoins : nous personnalisons chaque salle en fonction de vos besoins spécifiques, vous offrant une configuration sur mesure.

La digitalisation complète de votre espace de travail : nous transformons vos salles en espaces de travail collaboratif, stimulant la créativité et accélérant la prise de décisions. Grâce à nos solutions de webconférence, telles que Teams Room et Zoom, la collaboration à distance devient aisée. Apprenez-en davantage sur notre page dédiée à la webconférence.

Chez Digitalis, nous nous engageons à offrir un projet sans souci, de l’installation à la livraison. Avec notre approche “tout-en-un” et instantanée, l’installation de salles de réunion connectées permet à votre équipe de bénéficier pleinement de ces fonctionnalités, sans avoir à gérer de stock d’appareils complexes ou à vous préoccuper de la logistique de livraison. 

salle de réunion connectée digitalis

FAQ.

Salles de réunion connectées : quel budget faut-il prévoir ?

Le budget nécessaire pour une salle de réunion varie en fonction de la taille de la salle, des équipements choisis et des besoins spécifiques de l’entreprise, incluant éventuellement des variantes personnalisées. Une consultation avec des experts permettra d’obtenir une estimation précise.  

Quelle solution choisir ?

Le choix de la solution pour une salle de réunion connectée dépend de plusieurs facteurs, tels que les besoins spécifiques de votre entreprise, la taille de la salle, le nombre de participants, les préférences en matière de logiciels, les intégrations avec vos outils existants, et bien sûr, le budget. Pour prendre la meilleure décision, il est conseillé nos experts. 

Comment installer une salle de réunion ?

Digitalis déploie ses services en plusieurs étapes : 

  • Évaluation des Besoins : identification de vos besoins spécifiques (taille de la salle, matériels, logiciels). 
  • Choix de l’équipement : sélection des appareils (écran, caméra, micro) et compatibilité avec les logiciels choisis. 
  • Installation : mise en route, programmation test et formation par nos équipes de techniciens. 
  • Support Technique : support pour résoudre les problèmes et la maintenance.