Équiper une salle de visioconférence.

Taille de l’écran :

La taille de l’écran doit être adaptée à la dimension de la salle et au nombre de personnes présentes :

• Moniteurs de 32 à 43 pouces : Idéaux pour des petites salles accueillant 1 à 4 personnes.
• Moniteurs de 50 à 65 pouces : Parfaits pour des salles moyennes pouvant accueillir 5 à 8 personnes.
• Moniteurs de 75 à 85 pouces : Recommandés pour des grandes salles accueillant 9 à 15 personnes.
• Moniteurs de 98 pouces : Conviennent pour des très grandes salles ou amphithéâtres, pouvant accueillir plus de 15 personnes.

Distance par rapport à l’écran :  

La distance entre l’écran et les participants joue un rôle crucial dans le confort visuel. Voici quelques recommandations :

• Moniteurs de 32 à 43 pouces : Une distance optimale de 1 à 1,5 mètre.
• Moniteurs de 50 à 65 pouces : Une distance de 2 à 3 mètres.
• Moniteurs de 75 à 85 pouces : Une distance de 3 à 4,5 mètres.
• Moniteurs de 98 pouces : Une distance supérieure à 4,5 mètres.

Disposition des meubles et confort des participants :  

L’agencement du mobilier dans la salle de visioconférence est crucial pour assurer le confort de tous les participants. Pour les grand espaces avec des tables en longueur, il est important de veiller à ce que les participants situés au premier rang ne soient pas gênés par la proximité d’un grand écran, tandis que ceux au fond de la salle doivent avoir une bonne visibilité. Voici quelques solutions pour garantir le confort de tous : 

• Utiliser des moniteurs de taille modérée pour des salles avec des configurations en longueur et compléter avec des écrans de rappel ou des murs d’images LED pour assurer une visibilité optimale à tous les rangs.
• Privilégier des dispositions en U ou en cercle pour éviter que certains intervenants ne soient trop proches ou trop éloignés de l’écran principal.
• Assurer un ajustement de la hauteur et de l’angle des moniteurs pour éviter les reflets et garantir une bonne visibilité, quel que soit l’emplacement des interlocuteurs.

Pour aller plus loin, il est possible de trouver du mobilier spécialement adapté aux salles de réunion et de visioconférence. Par exemple, Axeos propose des tables en V, comme la table NEXUS, qui assurent une bonne visibilité de chaque participant par la caméra.

Luminosité et éclairage :  

La luminosité de l’écran doit être adaptée à l’éclairage de la salle. Dans une salle bien éclairée, un écran avec une haute luminosité est nécessaire pour maintenir une bonne visibilité. L’utilisation de dalles mates peut aider à réduire les reflets gênants. De plus, certains fabricants, notamment Sony, proposent désormais des écrans avec un traitement anti-reflet très élevé, parfaitement adaptés aux salles de réunion lumineuses où le contrôle de la lumière est difficile.

Type d’écran :  

Les écrans LED sont souvent préférés pour leur grande luminosité et leur faible consommation d’énergie. Les écrans OLED, bien que plus coûteux, offrent des contrastes améliorés et une qualité d’image supérieure. 

Résolution : Optez pour une caméra avec une résolution d’au moins 1080p pour une qualité d’image suffisante. Les modèles 4K sont préférables pour des images encore plus nettes, particulièrement utiles pour les grandes salles et les présentations détaillées. 

Champ de vision : Une caméra dotée d’un large champ de vision (jusqu’à 180 degrés) peut capturer davantage d’interlocuteurs, ce qui est crucial pour les espaces de grande taille. Assurez-vous que le champ de vision est adapté à la disposition de votre salle pour éviter les zones non couvertes. 

Type de caméra :

• Barres vidéo : Ces dispositifs associent une caméra, un microphone et des haut-parleurs simplifiant l’installation et offrant une solution tout-en-un. Idéales pour les petites et moyennes salles, ces barres peuvent inclure des fonctionnalités avancées telles que le zoom numérique et le cadrage automatique.
• Caméras PTZ (Pan, Tilt, Zoom) : Les caméras PTZ permettent une grande flexibilité avec leur capacité à pivoter, incliner et zoomer, ce qui est idéal pour les grandes salles ou les configurations variées. Ces caméras peuvent être commandées à distance ou asservies à des microphones pour un tracking vidéo précis.
• Caméras avec assistance IA : Ces caméras utilisent l’intelligence artificielle pour automatiser le cadrage, suivre les orateurs et ajuster les réglages de lumière. Elles sont particulièrement utiles pour les environnements dynamiques où les participants se déplacent fréquemment.

Fonctionnalités supplémentaires :

• Zoom optique : Permet de rapprocher les détails sans perte de qualité, ce qui est particulièrement utile pour les grands espaces. Correction automatique de la lumière : Ajuste les paramètres de luminosité pour garantir une image claire dans des conditions d’éclairage variées, évitant les problèmes de contre-jour ou de faible luminosité.
• Suivi automatique de l’orateur : La caméra suit automatiquement la personne qui parle, assurant que l’attention est toujours sur l’orateur, ce qui améliore l’engagement et la clarté des échanges.

Disposition et confort des participants :

L’agencement de la salle doit être pris en compte pour garantir que tous les participants, qu’ils soient proches ou éloignés de la caméra, soient bien capturés. Pour les grandes salles avec des tables en longueur, il peut être utile d’utiliser plusieurs caméras ou des caméras avec des capacités PTZ pour assurer que toutes les personnes sont parfaitement visibles. 

Compatibilité : Vérifiez la compatibilité du logiciel avec votre infrastructure informatique actuelle. Assurez-vous qu’il s’intègre facilement avec les autres outils de travail que vous utilisez quotidiennement, comme les suites bureautiques, les calendriers et les systèmes de gestion de projet.

Fonctionnalités : Analysez les fonctionnalités proposées par chaque logiciel. Parmi les fonctionnalités essentielles, on trouve le partage d’écran, l’enregistrement de sessions, le chat intégré, et les possibilités de collaboration en temps réel. Choisissez un logiciel qui répond à vos besoins spécifiques et qui peut évoluer avec votre entreprise.

Principales solutions de logiciels de visioconférence : 

• Microsoft Teams : Microsoft Teams offre une gamme complète de fonctionnalités pour la visioconférence, y compris la coédition de documents et l’intégration avec Office 365. Ce logiciel propose également des tableaux blancs numériques, des extensions personnalisables et des bots pour automatiser certaines tâches. Teams est réputé pour sa sécurité et sa conformité avancées, faisant de Teams Rooms une solution idéale pour les salles de conférence haut de gamme.
• Zoom : Zoom est reconnu pour sa facilité d’utilisation et sa qualité vidéo HD et audio de haute définition. Il permet de créer des sous-groupes avec des sessions parallèles, d’enregistrer les rencontres et de générer des transcriptions automatiques. Zoom Rooms offre une expérience intégrée pour l’audioconférence, le partage d’écran sans fil et la visioconférence, simplifiant ainsi la gestion des réunions.
• Google Meet : Google Meet, intégré à G Suite, permet une connexion fluide avec d’autres applications Google comme Sheets et Docs. Son interface utilisateur est intuitive et fonctionne directement dans le navigateur, éliminant le besoin d’installer un logiciel supplémentaire. Google Meet propose également des sous-titres automatiques en temps réel, améliorant l’accessibilité des réunions.
• Cisco Webex : Cisco Webex offre des fonctionnalités robustes telles que le partage d’écran, des outils de dessin interactifs, et une assistance IA avec des commandes vocales. Webex est connu pour sa fiabilité et sa capacité à gérer des réunions de grande envergure avec des fonctionnalités avancées de sécurité et de confidentialité.

Sécurité : Assurez-vous que le logiciel choisi offre des options de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, des protocoles de confidentialité stricts et des contrôles d’accès pour protéger les informations sensibles échangées lors des réunions.

Micros :

Le choix des microphones est crucial pour assurer une communication claire et efficace. Il existe plusieurs types de microphones adaptés à différents besoins :

• Micros de table : Idéaux pour les petites et moyennes salles, ils captent les voix à proximité et sont faciles à installer.
• Micros de plafond : Recommandés pour les grandes salles, ces microphones offrent une captation uniforme sans encombrement de câbles visibles.
• Barres de visioconférence tout-en-un : Combinant microphones, haut-parleurs et caméra, elles sont idéales pour les salles de taille moyenne et offrent une installation simplifiée.

Haut-parleurs :

L’emplacement des haut-parleurs doit être soigneusement planifié pour assurer une distribution sonore uniforme dans toute la salle. Voici quelques conseils : 

• Positionnez les haut-parleurs autour de la salle pour une couverture sonore équilibrée.
• Assurez-vous qu’ils sont placés correctement par rapport aux microphones éviter les perturbations sonores telle que les larsens.  
• Pour les grandes salles, envisagez des haut-parleurs de plafond ou muraux pour une intégration discrète et efficace.

Acoustique :

L’acoustique de la salle joue un rôle crucial dans la contribution sonore. Pour réduire les échos et les interférences sonores, considérez les améliorations suivantes : 

• Panneaux acoustiques : Installez des panneaux absorbants sur les murs et le plafond pour réduire les réverbérations.
• Revêtements de sol : Utilisez des matériaux qui absorbent le son, comme des tapis, pour minimiser les bruits de pas et autres bruits ambiants.
• Disposition du mobilier : Organisez les meubles de manière à optimiser la propagation du son et à minimiser les obstacles.